SolveIT: Samoco's maatwerkplatform voor efficiënte administratie

Overzicht

Samoco, een expert in industriële assemblage, ervaart jaar na jaar sterke groei. Terwijl hun team groeide, nam ook het aantal administratieve taken toe. Om dit op te lossen, gebruikten ze aanvankelijk een reeks afzonderlijke tools, maar de algemene directeur wilde meer: één geïntegreerd platform waar alles samenkomt. Een uitdaging die we graag aanpakte.

Uitdaging

Het beheer van administratie via niet-gekoppelde tools werd steeds tijdrovender en foutgevoeliger. Handmatige invoer en een gebrek aan real-time inzichten vertraagden de operaties en veroorzaakten frustratie. Samoco had één centrale oplossing nodig die processen kon automatiseren, fouten kon verminderen en de algehele efficiëntie kon verbeteren.

Oplossing

Samen met Samoco hebben we SolveIT ontwikkeld, een krachtige all-in-one cloudplatform dat dient als het centrale datacenter voor hun operaties. SolveIT synchroniseert automatisch met externe systemen, verwerkt binnenkomende gegevens en leidt deze naar de juiste tools, waaronder Geodynamics en Onyx One.

Het platform is afgestemd op de werkwijze van Samoco en is opgebouwd rond vijf kernmodules die hun volledige administratieve stroom stroomlijnen:

1. Tijdregistratiemodule

Deze intuïtieve module stelt medewerkers en onderaannemers in staat om hun gewerkte uren per project vast te leggen. Zodra goedgekeurd door een manager, worden de uren ofwel naar de loonadministratie (voor medewerkers) of de inkooporderberekening (voor onderaannemers) verzonden. Gebruikers kunnen kiezen tussen een kalender- of lijstweergave, met krachtige filters om precies te vinden wat ze nodig hebben.

2. Geodynamics-integratie

SolveIT integreert naadloos met Geodynamics, waardoor medewerkers-, onderaannemer- en projectgegevens automatisch worden doorgestuurd, wat ervoor zorgt dat beide systemen gesynchroniseerd blijven. Wanneer gewerkte uren worden vastgelegd via tijdklokken in Geodynamics, vloeien de gegevens terug in SolveIT voor validatie, correctie en verder gebruik in de loonadministratie of inkooporders. SolveIT blijft de enige bron van waarheid.

3. Onyx One-integratie

Onyx One slaat belangrijke gegevens over onderaannemers op, zoals documenten, ID's en certificaten. Deze gegevens worden automatisch naar SolveIT gesynchroniseerd en intern opgeslagen, waarmee wordt verzekerd dat Samoco een compleet, actueel overzicht op één plek heeft.

4. Teams-module

De Teams-module stelt Samoco in staat om zowel medewerkers als onderaannemers in teams te organiseren. Deze teams zijn geïntegreerd in de filters voor tijdregistratie, waardoor gebruikers een duidelijk overzicht behouden van specifieke groepen of projectploegen.

5. Inkooporderberekening

Op basis van de vastgelegde uren en vooraf gedefinieerde afspraken met onderaannemers genereert SolveIT automatisch inkooporders. Flexibele instellingen stellen Samoco in staat om factureringsperiodes, tarieven en uitzonderingen per aannemer te configureren, allemaal vanuit één centraal interface.

Onze aanpak

Doordachte Architectuur

We begonnen met een diepgaande analyse van de workflows en behoeften van Samoco, en creëerden een robuust, schaalbaar systeemontwerp dat op hun groei is afgestemd.

Volledig op maat gemaakte ontwikkeling

Van frontend tot backend, elke regel code is geschreven met een focus op bruikbaarheid en automatisering, afgestemd op de specifieke werkwijzen van Samoco.

Slimme Integraties

We integreerden naadloos met Geodynamics en Onyx One, zodat gegevens automatisch en nauwkeurig tussen systemen stromen. SolveIT fungeert als de centrale hub, die essentiële gegevens verzamelt, verwerkt en verspreidt over het platform.

Dankzij transparante communicatie, nauwe samenwerking en een iteratief ontwikkelingsproces hebben we een platform geleverd dat Samoco in staat stelt om de operaties te stroomlijnen, overhead te verlagen en hun positie als marktleider te versterken.